Como estruturar a visitação médica em farmácia magistral

O sintoma mais comum: visitar sem saber quem ficou de fora

Quase toda farmácia magistral que atende prescritor já visita. O problema raramente é volume de visita — é ausência de método. Isso aparece de um jeito específico: pergunte a um gestor "quantos prescritores estratégicos estão sem visita há mais de 60 dias" e, na maioria das vezes, a resposta é "não sei ao certo". Não porque ninguém trabalha, mas porque a informação está espalhada entre a memória do propagandista, um caderno e talvez uma planilha desatualizada.

Estruturar a visitação médica é, na prática, resolver esse "não sei" — transformar atividade de campo em informação que o gestor consegue olhar e decidir.

Passo 1 — Mapear e classificar a carteira

Antes de falar de rota ou cadência, a carteira precisa existir como lista organizada, não como conhecimento tácito da equipe. Isso significa, no mínimo:

• Nome, especialidade e local de atuação de cada prescritor com quem a farmácia já teve contato comercial.
• Uma classificação de potencial — mesmo que simples, tipo A/B/C por volume de prescrição estimado ou histórico.
• Quem, na equipe, é responsável por aquele prescritor hoje.

Farmácias que pulam essa etapa acabam tratando toda a carteira do mesmo jeito, e isso gasta o tempo do propagandista com quem prescreve pouco enquanto um prescritor estratégico fica sem visita.

Passo 2 — Definir a cadência por prescritor, não uma regra única

Nem todo prescritor precisa da mesma frequência de visita. Um prescritor de alto volume pode justificar visita mensal; um de volume baixo, talvez trimestral seja suficiente. O erro comum é adotar uma cadência única para a carteira inteira — o que sobrecarrega a rota sem necessariamente aumentar a prescrição.

Passo 3 — Decidir o que conta como "visita válida"

Esse passo é frequentemente ignorado, e é um dos mais importantes. Se "visita" pode significar qualquer coisa — de uma conversa de dois minutos no corredor a uma reunião estruturada — o dado de cobertura vira ruído. Defina critérios simples: presença confirmada no local, algum registro do que foi tratado, e (idealmente) alguma evidência objetiva de que a visita aconteceu, como localização no momento do registro.

Passo 4 — Construir a lógica de roteiro

Rota eficiente não é "visitar o máximo de prescritores por dia" — é equilibrar proximidade geográfica com elegibilidade (quem já está no prazo de nova visita) e compromissos já agendados. Uma lógica simples de raio de ação a partir de um ponto de referência (a farmácia, ou a última visita do dia) já evita a maior parte do desperdício de deslocamento.

Passo 5 — Medir cobertura, não volume de visitas

O indicador que importa não é "quantas visitas fizemos este mês" — é "que fração da carteira estratégica está dentro do prazo de cobertura". Uma equipe pode fazer 200 visitas em um mês e ainda assim deixar prescritores importantes descobertos, se essas visitas concentrarem sempre nos mesmos prescritores mais fáceis de acessar.

Detalhamos esse ponto em como medir cobertura de carteira de prescritores.

Dá para fazer isso em planilha?

Sim, até um certo tamanho de equipe — e vale começar assim se a farmácia ainda não tem nada estruturado. O limite da planilha aparece quando a equipe cresce: ela registra o que foi digitado, mas não avisa proativamente quando um prescritor estratégico está ficando descoberto, e depende de alguém lembrar de mantê-la atualizada todo dia. É o ponto em que a maioria das farmácias procura um sistema dedicado.

O que isso tem a ver com o Midora Visita

Os cinco passos acima são exatamente a estrutura que o Midora Visita automatiza: carteira classificada, cadência por faixa de dias sem visita (30/60/90/120), critério de visita válida com check-in, roteiro por proximidade e elegibilidade, e o painel de cobertura como indicador central — não o volume de visitas.